从复杂工具到简单系统，重新思考日常任务规划的方法

这是时间管理领域老生常谈的话题，我近些年却有了好几次的反复，想趁此机会反思反思。

我先简单回顾下我自己的经历。

All in OmniFocus

我很早就开始重度使用任务管理工具，用了超过 10 年的 OmniFocus，看了上百篇篇相关文章、帖子和视频，也给很多人分享过基于 OmniFocus 的 GTD 最佳实践，前段时间还写了一篇 文章，介绍如何用「预测标签」设计每天的工作。

这个方法的基本模式很简单，核心思想就是按照 GTD 的规范，将个人任务先扔到 inbox，定期清理，分门别类，添加标签和优先级、设定截止日期。这样我们每天使用「今日视图」，就能筛选聚焦当天的若干条任务，主要包括下面几类任务：

• 已过期任务；
• 今日截止任务；
• 日历事件；
• 添加了「today」标签的任务。
  

我稍微解释下最后一种情况，这主要是标记一些并不一定今天截止，但是需要投入必要时间，你希望他们出现在「今日」视图，而不是被日常任务淹没。

在这个设定下，只要你维护得足够好，应该在这个视图完整地看到今天需要完成和希望着手开始的全量任务。这个视图的任务不够，就其他项目中筛选 P0 任务补充进来，任务太多，就通过修改截止时间、去除 today 标签或者推迟开始时间等方式裁剪。

如果再复杂一点，你可以基于任务的优先级，给今天视图下的任务再做排序，给最重要的三个任务添加 Flag，给任务添加预估时间，以更精细化地安排当天的工作。

这个系统非常强大，用专业的任务管理工具和 sop 规划每一天，逻辑上必然能提升效率，然而事实上，在真正在落地的过程中，困难重重。

原因之一：维护成本居高不下。相对于简单的记事本罗列待办，使用 OmniFocus 这样的管理工具，成本要高得多，特别是当你忙得晕头转向，在开启一天的工作之前还需要完成这一套任务规划工作流的时候，非常容易放弃，稍微放羊两天，处理的成本就越来越高，想要启动的难度也越来越大。

原因之二：陷入管理瘫痪（paralysis by analysis）。这是我在「生产力成瘾」之外，再次确诊的相关病症，这也可以称为「过度 J 人」的反噬。什么是管理瘫痪呢，简单来说就是面对大量信息，过度分析、评估和规划，反而无法做出实际的决策或采取行动，导致效率降低。对于工具的过度重视，陷入生产力成瘾的状态之后，过度依赖任务管理工具，甚至因为没有践行这套 GTD 的做法而产生强烈的挫败和不安全感，花费超过合理范围的时间在优化工具和调优系统，产生一种「生产性拖延」 —— 感觉在做有用的事情，实际上只是在逃避真正的工作。

这种复杂工具的副作用的伤害是隐秘的，在相当长时间，你会沉浸在「先进工具」带来的优越感当中，直到你再也不能忍受，出现系统性的风险和生产力系统的全方位崩溃。

如果你的任务管理工具只是个人使用，没有协同能力，与此同时，你所在的团队还有其他的项目管理、任务管理工具，这种双倍的维护成本会更容易让你破罐破摔。因此，鉴于我无法逃避团队工具，我在第二阶段尝试将很多工作的任务迁移到了飞书的任务管理工具中。相比之下，飞书的任务管理工具要更简单，没有所谓的 inbox，你只需要创建几个协同的任务列表，同时将任务添加截止日期，将其分配到一周的某天就好。

我将个人任务管理工具改成了 Todoist，即便严格控制维护成本，对于两个工具并用所带来的割裂感和成本降级依然内心抗拒。

Moleskine 模式

还有一种模式，我曾经是 Moleskine 的忠实拥趸，买过4 个尺寸不同的本子。纸质工具虽然不具备数字工具的自动化、搜索和同步等功能，但手写记录带来的仪式感和灵活性是充满魔力的。

更关键的是，用纸笔的方式会带来一种绝妙的限制 —— 每一天都是崭新的一页。而不像使用主流的任务管理工具，你昨天没有完成的任务，你上个月决定今天要买的东西、收件箱里 30 个积压的任务，永远都不会自行消失，他们永远都在等你抽出时间去管理。

使用纸笔开启一天的工作，大多数都依赖于你的大脑内存，因此 sop 变得非常简单：

• 看看昨天还有哪些没完成的任务，是不是今天继续做；
• 再想想让自己焦虑的任务，写出来稍微排排序；
  

与此同时，相对于在任务工具中点击完成，在纸上划掉一个任务能带来更加强烈的成就感。

无法舍弃数字化的工具的原因

虽然如此，让我完全放弃数字化的应用也是完全不可接受的，即便过度依赖工具回来了糟糕的后果，但是能够随时记录和搜索，外加越来越方便的 AI 的技术，如果不是使用数字化的工具都将无法享受。

因此，我认为当前对于每天任务的安排不应该完全回到最传统的只使用纸和笔的方式，而是结合两者的优势，创作一种适合自己的生产力体系。

首先，对于我当前使用 Todoist 来说，或者更多人在使用的苹果提醒、嘀嗒清单等，这些工具最大的价值在于下面 4 点：

1. 有任何想法能够有一个 inbox 快速记录；
2. 常规循环任务提醒，比如牙医复查、理发、撰写年度总结等；
3. 强截止日期任务的提醒，比如必须要在下周三完成保险的提报等。
4. 长期项目的零散积累和规划，比如新房装修这样的项目，你可以随手记录，孵化这个项目。
   

其次，对于工作中的协同工具来说，比如飞书任务，不可替代的地方：

1. 强协同项目的任务：团队协同项目的日常管理和沟通，你可以直接在飞书任务的评论中提醒发起讨论，还可以将其插入到飞书文档中，这种一站式的体验无法走回头路。
2. 工作任务的时间提醒：工作的一些日常任务，如果有强时间提醒，直接一键在飞书任务中创建任务，体验丝滑。
   

再次，我们花了很多篇幅讨论任务管理工具的选择，但是无论如何数字化的日历工具应该没有争议，具体执行方案上也没有太大争议，使用飞书日历，然后在个人日历工具中订阅，同时在飞书日历添加三方日历，实现两端都能展示全量的日程信息。

最后，回到这篇文章讨论的最核心的话题 —— 如何安排每天的工作任务。

两者结合的方案

在我看来，不论是尝试在 Todoist 还是在飞书任务中，筛选排序出每一天的任务，都会不可避免的陷入「过度规划」的陷阱。我们应该引入一种类似 Moleskine 这样纸笔带来的类似「阅后即焚」的归零模式。也就是说，用来呈现每天具体 todo 的工具应该是极简的，最关键的能够和上述的高级的生产力工具保持一定的距离，确保无论如何能够快速启动，你的当日视图的任务来源：

• 60% 来自大脑对于重点任务的直觉判断；
• 20% 来自昨天未完成任务的继续；
• 10% 来自任务管理工具的「到期任务」。
  

具体工具选择上，你可以选择使用纸笔，甚至可以选择山姆奥特曼的同款（最近他在访谈分享了自己的本子和笔的牌子），你也可以选择使用任何一款趁手的数字笔记工具。这种调整会带来一个关键的模式变化，将生产力系统从一环扣一环的筛选关系，变成了「主干稳定，末端灵活」的灵活系统。我们主力的任务管理工具，如上所述，他们是强大且稳定的，虽然有一定的维护成本，但是足够稳定，事无巨细帮你兜底，类似我们在 SaaS 领域经常提到的「主数据」。但是这种主干并不会直接影响到末端，不会出现类似我最早模式所带来的一旦 GTD 系统维护不利，就导致今天要做什么这么简单的目的都无法达成，产生一系列连锁反应，在末端保持绝对的灵活。

换句话说，我们做了一定程度的风险隔离，即便我们的主端工具发生了一定程度的停摆，这种风险不会传递到末端，这种风险如果放在以前，释放的某一天，用 2 – 3 个小时去消化会带来损失，但是如果放在一周的时间维度，特别是有周末来做缓冲，这种风险便能能被轻易分散和消解，有效的规避系统性风险产生的可能性。

因此，对于 Todoist 或者其他任务管理应用，我们进行必要的维护，不要尝试重度维护 today 视图，而只是作为一个用来筛选今日任务的备选清单，哪怕有 20 个今日截止任务堆在那里也无所谓。严格控制每天维护这些系统的时间，谨防过度规划，陷入管理瘫痪，允许出现一定的债务，周末花时间进行系统性修复即可。

当然，整体方案的原则确认，还有很多细节有待讨论，比如每天筛选多少条任务合适、什么时间做任务规划、用 iPad 是否能代替纸笔等等。不过相比之下，这些都是细节，random 一些参数，不影响整体的效果。

我相信，这可能是当前工具框架下，最理想的每日任务制定思路啦。

最后的话

上一篇文章是在科学馆的餐厅写的，这一篇是在北京郊区一个名叫「芝士自习室」的地方，二楼全是高考和考研的同学，安静得都敲不了键盘。我在一楼的休闲区，带着耳机码字。刚一个男同学下来坐在我旁边的沙发，刷一会短视频，出声地背一会诗歌，挺羡慕的。想起当年我高考之前的周末只能去麦当劳刷题，那时候，吃着麦乐鸡的我，想不到十几年后的自己，会怎么时不我待，为抓不住的时间而焦虑吧。

希望十年后的我，不再有类似的烦恼。